Biên bản nghiệm thu lắp đặt camera: bàn giao thế nào để khỏi tranh cãi về sau

Biên bản nghiệm thu lắp đặt camera là tờ giấy hai bên ký ngay sau khi lắp xong, ghi lại từng điểm lắp đã chạy được những gì, khách đã nhận tài khoản nào và bảo hành tính từ ngày nào. Đây là bằng chứng bạn cầm được trong tay khi vài tháng sau khách gọi lại và nói "hồi đó anh bảo ban đêm nhìn rõ mặt mà". Một biên bản dùng được chỉ dài một hai trang, nhưng phải nghiệm thu theo từng điểm lắp chứ không ký một dòng chung cho cả hệ thống.

Các bước thi công nằm ở bài quy trình thi công lắp đặt camera an ninh; mẫu rút gọn để chép lại ở cuối bài.

Biên bản nghiệm thu lắp đặt camera gồm những phần nào

Một biên bản dùng được ngoài hiện trường có sáu phần, không cần nhiều hơn.

1. Thông tin hai bên và công trình.
2. Danh sách điểm lắp, mỗi mắt camera một dòng, có ô ghi kết quả nghiệm thu.
3. Thiết bị và vật tư đã bàn giao.
4. Tài khoản, mật khẩu và quyền xem.
5. Mốc bảo hành, phạm vi bảo hành và cách báo hỏng.
6. Chữ ký, họ tên, ngày giờ, và dòng ghi biên bản lập thành mấy bản.

In sẵn một tập rồi cất trong bộ đồ nghề thì mỗi đơn chỉ mất vài phút điền tay; tới nơi mới mở điện thoại ra soạn thì rất dễ bỏ sót mục, mà mục bị bỏ sót chính là mục về sau không có gì để đối chiếu.

Bảng danh sách điểm lắp: ghi gì cho từng mắt camera

Phần này chỉ có giá trị nếu gọi được đích danh từng mắt camera, thay vì ghi gọn "lắp 4 mắt". Đánh số điểm lắp đúng như sơ đồ khảo sát rồi giữ nguyên cách đánh số đó trong báo giá và phiếu bảo hành: khách báo "cái số 3 mất hình" là biết ngay mắt nào.

Mỗi dòng cần vị trí và hướng nhìn, model và mã thiết bị, độ cao lắp, nguồn điện và kiểu kết nối. Với camera 4G, ghi thêm SIM của nhà mạng nào và thuê bao đứng tên ai; để trống ô này thì tới kỳ nạp tiền, người khách gọi hỏi đầu tiên vẫn là bạn. Với camera năng lượng mặt trời, ghi vị trí và hướng đặt tấm pin, để vài năm sau cây lớn lên che nắng còn biết ban đầu tính thế nào. Điểm nào dùng thẻ nhớ thì ghi dung lượng và ngày lắp.

Checklist nghiệm thu camera giám sát: năm mục thử tại từng điểm

Năm mục dưới đây phải thử và đánh dấu ngay tại chỗ, trên điện thoại của khách.

1. Hình ban ngày đúng khung đã thống nhất. Đưa máy cho khách tự xem: "nhìn được cái sân" theo ý thợ và theo ý khách có thể là hai khung khác nhau.
2. Hình ban đêm. Nghiệm thu lúc trời còn sáng thì mục này chưa kết luận được: hẹn khách xem lại buổi tối rồi mới chốt mục này, hoặc ghi thẳng "chưa kiểm tra ban đêm, hẹn ngày ___".
3. Xem lại được đoạn vừa ghi. Mở lại một đoạn cách đó vài phút, đối chiếu ngày giờ trên hình — camera đang lên hình trực tiếp không có nghĩa là nó đang ghi.
4. Cảnh báo về đúng điện thoại của khách. Đi ngang trước ống kính rồi chờ máy khách kêu; thử trên máy của người hay cầm điện thoại nhất trong nhà.
5. Mất điện, mất mạng rồi có lại thì camera tự lên hình trở lại. Rút nguồn camera, tắt modem, rồi cắm nguồn lại và bật modem lên, chờ tới khi có hình mà không phải cấu hình gì thêm; điểm nào chạy SIM 4G thì chỉ cần thử phần mất điện.

Đánh dấu bằng điện thoại của thợ cho nhanh có được không? Không nên. Máy thợ đã đăng nhập sẵn, đã cấp quyền thông báo và đang ở cùng mạng wifi — ba thứ đó che mất đúng loại lỗi chỉ xuất hiện trên máy khách.

Vì sao nên nghiệm thu từng điểm lắp thay vì cả hệ thống

Nghiệm thu từng điểm lắp là cách gọn nhất để khoanh vùng trách nhiệm khi chỉ một mắt có vấn đề.

Giả sử hệ thống sáu mắt, năm mắt chạy tốt, riêng mắt hướng ra ngõ bị đèn đường hắt vào nên ban đêm loá. Biên bản chỉ có một dòng "hệ thống hoạt động bình thường" thì khách hoàn toàn có lý khi giữ lại đợt thanh toán cuối. Có sáu dòng thì năm điểm đã chốt, một điểm còn treo kèm ngày hẹn.

Vì vậy ô kết quả nên có ba trạng thái: đạt; đạt có ghi chú (chạy được nhưng kèm điều kiện, ví dụ góc nhìn bị hàng rào che một phần); chưa đạt (ghi rõ nguyên nhân, ngày hẹn quay lại và ai chịu chi phí). Với đơn nhỏ, nếu phần lời vốn đã mỏng thì để cả đơn nằm đó thêm một tháng chỉ vì một điểm coi như làm không công.

Bàn giao tài khoản và mật khẩu camera cho khách

Tài khoản chính phải đứng tên khách, và khách phải tự tay đặt lại mật khẩu ngay tại chỗ trước khi bạn về.

Ba chỗ hay bị bỏ sót: tài khoản đăng ký bằng số của thợ rồi để nguyên; mật khẩu wifi bị đổi giữa chừng mà không ai ghi lại; và tem mã QR, mã ID dán trên thân máy không ai chỉ cho khách. Cũng đừng gõ mật khẩu vào nhóm Zalo chung của công trình: trong đó có thể có cả thợ phụ, người nhà và chủ thầu.

Thợ có nên giữ lại quyền xem để hỗ trợ khách từ xa không? Chỉ khi khách đồng ý và có một dòng riêng ghi lại kèm chữ ký. Giữ ngầm quyền xem camera nhà người khác là chuyện không giải thích được nếu về sau bị phát hiện, kể cả khi bạn giữ với ý tốt. Khách không muốn thì xoá quyền ngay tại chỗ rồi tích vào ô xác nhận; máy thợ có đăng nhập tài khoản khách thì đăng xuất cho khách nhìn thấy.

Bảo hành tính từ ngày nào và ghi ở đâu trong biên bản

Mốc bảo hành nên tính từ ngày ký nghiệm thu, và ngày đó phải viết tay ngay lúc ký chứ không để trống rồi điền sau.

Vì sao là ngày ký nghiệm thu chứ không phải ngày mua thiết bị? Vì đó là ngày hệ thống thật sự bắt đầu chạy trong tay khách. Tính từ ngày nhập thiết bị về kho thì khách chịu thiệt; tính từ ngày bắt đầu thi công thì công trình kéo dài sẽ lệch mốc.

Tách bảo hành thành hai dòng do hai bên khác nhau chịu: bảo hành thiết bị ghi đúng theo điều kiện của nơi bạn nhập hàng, không tự cộng thêm cho dễ chốt đơn; bảo hành phần công lắp đặt do chính bạn cam kết. Phạm vi loại trừ và cách báo hỏng thì ghi thẳng ra giấy chứ đừng để miệng. Và đừng viết ra con số nào bạn chưa chắc giữ được — một dòng bảo hành rộng tay hôm nay là những chuyến đi lại không công vào năm sau, mà đơn nhỏ chỉ vài chuyến như vậy là hết phần lời.

Sau nghiệm thu: thêm điểm lắp và cấu hình lại tính riêng

Mọi việc phát sinh sau chữ ký là một đơn mới, và điều đó phải nằm sẵn trong biên bản chứ không phải nói miệng lúc khách gọi.

Các tình huống nên liệt kê sẵn: khách đổi modem hoặc đổi mật khẩu wifi, khách mua điện thoại mới cần đăng nhập lại, thêm người nhà vào xem, thẻ nhớ đầy hoặc hỏng, dời camera sang chỗ khác. Điểm lắp chạy wifi thì khách đổi modem là phải cấu hình lại từng mắt, mà nguyên nhân nằm ở phía khách nên đây là hạng mục tính phí. Ngược lại, điểm nào là camera 4G chạy SIM riêng thì đổi modem không ảnh hưởng gì — chuyện nên nói với khách ngay lúc tư vấn chọn máy.

Bảng đơn giá cho mấy hạng mục đó nằm ở mục 6 của mẫu bên dưới; cách viết khoản phát sinh có điều kiện thì bài báo giá camera an ninh đã nói kỹ.

Mẫu biên bản bàn giao hệ thống camera (bản rút gọn để chép lại)

Mẫu dưới đây đủ cho công trình hộ gia đình hoặc cửa hàng: chép lại, thêm tên đơn vị của bạn lên đầu rồi in thành tập.

BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO HỆ THỐNG CAMERA

1. Hai bên và công trình. Bên A — chủ công trình ___, điện thoại ___; người ký thay và quan hệ với chủ công trình ___. Bên B — đơn vị thi công ___, thợ phụ trách ___. Địa chỉ lắp ___; ngày thi công ___; nghiệm thu lúc ___ giờ ngày ___.

2. Danh sách điểm lắp (chép đủ số dòng bằng số mắt camera). Điểm số ___: vị trí và hướng nhìn ___, model và mã thiết bị ___, độ cao ___, nguồn điện ___, kết nối wifi hay SIM 4G ___ (nhà mạng ___, thuê bao đứng tên ___), thẻ nhớ ___ GB. Kết quả: đạt / đạt có ghi chú / chưa đạt — ghi chú ___, hẹn quay lại ngày ___.

3. Thiết bị và vật tư đã bàn giao. Đầu ghi ___, bộ nguồn ___, thẻ nhớ ___, phụ kiện ___.

4. Tài khoản và quyền xem. Tài khoản đăng ký bằng số điện thoại hoặc email của khách ___; khách tự đổi mật khẩu lúc ___ giờ ngày ___; các máy được chia sẻ quyền xem ___; thợ có giữ quyền xem sau bàn giao không ___; máy của thợ đã đăng xuất trước mặt khách ___.

5. Bảo hành. Thiết bị ___ tháng và công lắp đặt ___ tháng, cùng tính từ ngày ___. Không bảo hành: sét đánh, chuột cắn dây, ngập nước, khách tự tháo hoặc tự dời vị trí, nguồn điện chập chờn. Báo hỏng: gọi ___, Zalo ___, giờ tiếp nhận ___, phí đi lại ngoài bán kính ___ km là ___.

6. Đơn giá hạng mục phát sinh. Cấu hình lại khi đổi modem hoặc wifi ___; thêm một điểm lắp ___; dời một mắt camera ___; thay và định dạng lại thẻ nhớ ___; đi lại ngoài bán kính ___.

Biên bản lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Bên A ký và ghi rõ họ tên ___ — Bên B ký và ghi rõ họ tên ___.

Chụp lại bản đã ký rồi lưu vào hồ sơ công trình. Với đội nhiều thợ, đây còn là cách quản việc: thợ chưa gửi ảnh biên bản đã ký thì công trình chưa tính là xong.

Biên bản chặt được tới đâu còn tuỳ vào nguồn hàng: bạn chỉ dám viết ra mốc bảo hành khi biết rõ mình lấy hàng ở đâu, model nào còn hàng để thay và hỏi ai khi gặp lỗi lạ. Nếu bạn muốn chủ động nguồn camera 4G và camera năng lượng mặt trời thay vì gom lẻ nhiều đầu mối, có thể xem chương trình hợp tác đại lý camera Yoosee tại Việt Nam để nắm danh mục sản phẩm và cách tính chiết khấu theo cấp đối tác (bảng giá chi tiết được gửi sau khi hồ sơ được duyệt).

Câu hỏi thường gặp

Biên bản nghiệm thu lắp đặt camera có bắt buộc không?

Với công trình hộ gia đình, đây là thoả thuận giữa hai bên hơn là thủ tục bắt buộc, nhưng vẫn nên làm: tờ giấy này bảo vệ người thi công nhiều hơn bảo vệ khách, vì nó chốt lại hệ thống đã chạy được những gì, vào ngày nào. Với khách doanh nghiệp hoặc công trình có hợp đồng, hai bên thường thoả thuận lấy biên bản nghiệm thu làm căn cứ cho đợt thanh toán cuối — cụ thể thế nào là theo hợp đồng các bên đã ký.

Nghiệm thu camera ban đêm có nhất thiết phải quay lại buổi tối không?

Nếu khách đặc biệt quan tâm tới hình ban đêm — nhà mặt tiền, kho bãi, sân vườn, trang trại — thì nên quay lại buổi tối, hoặc hẹn khách tự xem tối hôm đó. Điểm lắp trong nhà có đèn sáng cả đêm thì che tối tạm để kiểm tra. Đừng đánh dấu sẵn mục ban đêm khi trời còn sáng.

Khách muốn thêm điểm lắp sau khi đã nghiệm thu thì tính thế nào?

Tính như một đơn mới: khảo sát lại vị trí, báo giá riêng, rồi lập biên bản nghiệm thu bổ sung cho riêng điểm đó, mốc bảo hành theo ngày lắp mới. Quan trọng là bảng đơn giá phát sinh đã nằm sẵn trong biên bản lần đầu để khách biết trước.