Nhập camera về bán cần giấy tờ gì từ nhà cung cấp

Nhập camera về bán, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp ba nhóm giấy tờ: chứng từ chứng minh nguồn gốc lô hàng, hồ sơ hợp quy cùng nhãn phụ tiếng Việt của thiết bị, và hồ sơ thương mại gồm báo giá cùng chính sách bảo hành bằng văn bản. Theo quy định hiện hành, việc công bố hợp quy thuộc về pháp nhân đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam chứ không thuộc về cửa hàng mua lại hàng đã lưu thông — nên việc của bạn thường chỉ là xin bản sao để lưu. Bài này viết từ phía người mua: đòi giấy tờ gì, đòi ai, kiểm tra bằng cách nào trước khi chuyển tiền; còn quy định cụ thể cho lô hàng của bạn thì hãy đối chiếu tại nguồn chính thức của cơ quan quản lý.

Bài này chỉ nói về giấy tờ. Cách nhà cung cấp vận hành — hàng lỗi xử lý ra sao, bao lâu đặt thêm hàng một lần, hỗ trợ kỹ thuật có tiếng Việt không — nằm ở bài tìm nhà cung cấp camera: sáu câu nên hỏi trước khi nhập hàng về bán.

Nhập camera về bán cần giấy tờ gì: danh sách rút gọn

Danh sách rút gọn gồm chín loại giấy tờ, chia làm ba nhóm theo mục đích dùng. Chụp lại đoạn này mang theo khi đi gặp nhà cung cấp.

Nguồn gốc lô hàng

1. Hóa đơn hợp lệ cho từng lô, ghi rõ mã model và số lượng.
2. Tên pháp nhân đã nhập khẩu lô hàng, kèm chứng từ nhập khẩu nếu bên bán cấp được.
3. Cách đối chiếu máy lúc bảo hành: theo số seri, theo số hóa đơn hay theo cách khác.

Hợp quy và nhãn hàng hóa

4. Bản công bố hợp quy đúng mã model bạn định nhập.
5. Giấy chứng nhận hợp quy kèm tên quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
6. Nhãn phụ và hướng dẫn sử dụng tiếng Việt, dấu hợp quy trên sản phẩm hoặc bao bì.

Thương mại

7. Báo giá ghi mã model và thời hạn hiệu lực.
8. Chính sách bảo hành và xử lý hàng lỗi bằng văn bản.
9. Văn bản xác nhận quan hệ mua bán do chính bên bán hàng cho bạn phát hành.

Chín mục này quyết định ba việc: có bán được cho khách công ty không, hàng lỗi thì đòi ai, và bị hỏi thì đưa ra được gì.

Nhóm 1 — chứng từ chứng minh nguồn gốc lô hàng

Chứng từ nguồn gốc phải liền mạch từ bạn ngược về pháp nhân đã nhập khẩu, và chuyện đó không phụ thuộc vào việc bạn lấy mười máy hay cả container. Bốn câu nên hỏi thẳng:

• Pháp nhân nào đứng tên nhập khẩu lô này? Xin tên công ty và mã số thuế, đừng nhận câu "hàng công ty bên anh nhập về".
• Bên bạn là nhà nhập khẩu hay bên mua lại? Nếu mua lại, hỏi tiếp họ lấy từ ai — hàng qua tay mà không có hóa đơn là một mắt xích đứt.
• Hóa đơn xuất cho tôi ghi những gì? Phải có mã model, số lượng theo từng mã, đơn giá. Một dòng "camera các loại" nghĩa là sau này không chứng minh được gì.
• Máy bảo hành được đối chiếu bằng gì? Đây là cách chặn trước lý do từ chối bảo hành "không phải hàng bên em".

Một điểm dễ hiểu nhầm: bên xuất chứng từ cho bạn là bên trực tiếp bán hàng cho bạn, không mặc nhiên là nhà sản xuất — hãy xác nhận điểm này với bất kỳ nhà cung cấp nào, kể cả với Yoosee. Nơi nào chỉ bán qua tin nhắn, không xuất hóa đơn, không nêu được pháp nhân nhập khẩu thì đừng lấy để chạy đơn của công ty hay của dự án.

Nhóm 2 — hồ sơ hợp quy camera gồm những gì

Hồ sơ hợp quy cho thấy thiết bị đã được đánh giá theo quy chuẩn kỹ thuật áp dụng tại Việt Nam và đã được công bố hợp quy — khác với chứng nhận quốc tế do tổ chức nước ngoài cấp cho nhà máy. Bộ hồ sơ nên yêu cầu gồm bốn phần:

• Bản công bố hợp quy đúng mã model — đừng nhận hồ sơ của "model tương đương".
• Giấy chứng nhận hợp quy kèm tên quy chuẩn áp dụng và tổ chức đã cấp.
• Dấu hợp quy trên sản phẩm hoặc trên bao bì.
• Nhãn phụ tiếng Việt ghi tên hàng, xuất xứ, thông số nguồn điện và đơn vị chịu trách nhiệm về hàng hóa, kèm hướng dẫn sử dụng tiếng Việt.

Với dòng sản phẩm Yoosee tại Việt Nam, quy chuẩn được nêu là QCVN 117:2023/BTTTT. Danh mục thiết bị thuộc diện áp dụng và trình tự thực hiện theo quy định hiện hành của cơ quan quản lý — hãy đối chiếu tại nguồn chính thức, đừng chỉ tin lời người bán.

Camera 4G, camera WiFi và camera năng lượng mặt trời có cấu hình thu phát sóng khác nhau, nên hồ sơ của model này không mặc nhiên áp dụng cho model kia. Nếu định nhập thêm một dòng sản phẩm mới, hãy yêu cầu bên bán ghi rõ bằng văn bản model nào nằm trong hồ sơ nào.

Ai chịu trách nhiệm hợp quy camera nhập khẩu?

Theo quy định hiện hành, bên chịu trách nhiệm là pháp nhân tại Việt Nam đưa sản phẩm ra thị trường, tức đơn vị nhập khẩu hoặc đơn vị sản xuất trong nước — không phải nhà máy ở nước ngoài, cũng không phải cửa hàng mua lại hàng đã lưu thông. Có hai tình huống:

• Nếu bạn mua lại từ một pháp nhân trong nước, trách nhiệm nằm ở phía họ; việc của bạn là xin bản sao để lưu và đưa ra khi được hỏi.
• Nếu bạn tự đứng tên nhập khẩu, trách nhiệm chuyển sang chính bạn: thủ tục, chi phí và thời gian chờ. Cộng đủ phần này vào giá vốn rồi hãy đem so với giá mua trong nước; bài mở cửa hàng camera cần bao nhiêu vốn có sẵn khung để bạn tự điền.

Camera nhập khẩu có CO CQ không

CO và CQ là hai loại giấy riêng, phục vụ mục đích khác và không thay thế được hồ sơ hợp quy; bên bán có sẵn hay không thì phải hỏi thẳng chứ đừng mặc định là có. Ba loại giấy này trả lời ba câu khác nhau:

• CO là chứng nhận xuất xứ hàng hóa, cấp theo từng lô ở nước xuất khẩu, phục vụ thông quan và ưu đãi thuế của bên nhập khẩu.
• CQ là chứng nhận chất lượng do chính nhà sản xuất phát hành, tức cam kết của người bán về thông số kỹ thuật — có giá trị tham khảo, không phải giấy phép lưu thông.
• Hồ sơ hợp quy mới là phần gắn với quy định trong nước, nằm ở nhóm 2 phía trên.

Mua hàng trong nước thì CO và CQ nằm trong bộ hồ sơ của đơn vị nhập khẩu; bạn xin bản sao khi khách công ty yêu cầu. Đừng nhận ảnh mờ hay bị cắt mất chữ ký — hồ sơ không đọc được coi như không có.

Nhóm 3 — hồ sơ thương mại và cách kiểm trước khi chuyển tiền

Hồ sơ thương mại là nhóm bảo vệ tiền của bạn và phải xong trước khi chuyển đợt thanh toán đầu tiên. Nhóm này do hai bên tự thỏa thuận nên không có lý do gì để thiếu.

• Báo giá ghi mã model và thời hạn hiệu lực — báo giá không ghi thời hạn thì có thể bị đổi đúng lúc bạn cần hàng.
• Điều kiện đơn đầu tiên và các bậc chiết khấu: tính theo giá trị đơn hay theo cấp đối tác, và muốn lên bậc tiếp theo thì cần đạt gì.
• Chính sách bảo hành và xử lý hàng lỗi bằng văn bản: ai bảo hành, nhận hàng ở đâu, xử lý bao lâu, ai chịu phí vận chuyển. Riêng camera năng lượng mặt trời hỏi thêm một câu: pin có nằm trong phạm vi bảo hành không? Phần còn lại nằm ở khâu giao máy, xem thêm cách giảm tỷ lệ đổi trả camera.
• Văn bản xác nhận quan hệ mua bán: mỗi nơi phát hành một kiểu, nên hãy hỏi thẳng bên bán hàng cho bạn xem họ phát hành được loại nào và dùng được vào việc gì.

Cầm đủ giấy rồi thì kiểm bốn việc sau, làm trước khi chuyển tiền chứ đừng đợi hàng về:

1. Đối chiếu mã model trên báo giá, hóa đơn và hồ sơ hợp quy — phải trùng nhau từng ký tự.
2. Đối chiếu tên pháp nhân trên các giấy tờ; khác tên thì hỏi cho ra quan hệ giữa hai bên.
3. Xem bản scan đủ chữ ký, con dấu và đọc rõ; xin thêm ảnh nhãn phụ và vỏ hộp của lô sắp giao.
4. Yêu cầu gửi hồ sơ từ tài khoản chính thức của nhà cung cấp qua email hoặc Zalo rồi lưu lại.

Bị giục chuyển cọc trước với lời hứa gửi hồ sơ sau, hoặc nghe câu "hàng nào cũng như nhau, không cần giấy tờ", thì dừng lại.

Giấy tờ cần có khi bán camera cho công ty và cho dự án

Nếu khách là công ty và phải đưa chứng từ vào sổ sách, họ sẽ hỏi ba thứ: chứng từ hợp lệ đứng tên công ty họ, hồ sơ nguồn gốc và hợp quy của thiết bị, và phiếu bảo hành ghi rõ đơn vị chịu trách nhiệm. Thiếu một trong ba thì hồ sơ dễ bị kế toán bên họ trả lại, dù giá của bạn tốt hơn.

Trình tự đúng là hỏi khách cần hồ sơ gì, gửi đúng danh sách đó cho nhà cung cấp, rồi mới báo giá. Với gói thầu thì mỗi gói mỗi khác — đọc hồ sơ mời thầu trước rồi mới đi hỏi. Nếu khách yêu cầu hóa đơn mang tên một pháp nhân cụ thể, hãy xác nhận với bên bán trước khi nhận đơn. Phần ra giá cho nhóm khách này thì xem thêm báo giá camera an ninh.

Câu hỏi thường gặp

Nhà cung cấp chỉ có CE và FCC thì đủ để bán chưa?

Chưa đủ. CE, FCC hay RoHS là chứng nhận theo tiêu chuẩn của thị trường khác; còn điều kiện lưu thông trong nước phụ thuộc vào hồ sơ hợp quy do bên đưa hàng ra thị trường Việt Nam thực hiện. Giữ cả hai: chứng nhận quốc tế để thuyết phục khách, hồ sơ trong nước để bán cho khách công ty.

Lấy hàng số lượng ít thì có được cấp giấy tờ không?

Có. Hóa đơn và bản sao hồ sơ không phụ thuộc vào việc bạn lấy nhiều hay ít, mà phụ thuộc vào việc bên bán có sẵn bộ hồ sơ đó hay không. Nếu một nơi lấy lý do "đơn nhỏ nên không xuất hóa đơn", thứ đang thiếu là hồ sơ chứ không phải số lượng.

Bước tiếp theo nếu bạn đang chọn nhà cung cấp

Cách so sánh thực tế nhất là đặt nhóm 1 và nhóm 3 cạnh nhau cho hai ba nơi bạn đang cân nhắc: chứng từ nguồn gốc họ xuất được tới đâu, và báo giá cùng chính sách bảo hành họ chịu ghi thành văn bản tới đâu. Còn nếu bạn vẫn đang cân nhắc nên nhập dòng nào về bán, đọc thêm cửa hàng lắp đặt camera quan sát nên nhập nguồn hàng nào.

Về phía Yoosee, điều kiện hợp tác đã công bố sẵn để bạn đối chiếu: hãng không bán trực tiếp cho người dùng cuối, toàn bộ sản phẩm ra thị trường thông qua nhà phân phối và đại lý. Nghĩa là câu hỏi ở nhóm 1 — ai là bên trực tiếp xuất chứng từ cho bạn — vẫn nên hỏi ngay từ cuộc trao đổi đầu tiên. Chiết khấu chia theo cấp đối tác, cao nhất tới 35% so với giá niêm yết, bảng giá chi tiết gửi sau khi hồ sơ đối tác được duyệt.

Xem điều kiện hợp tác và đăng ký tại business.yoosee.com/vi. Khi liên hệ, bạn nói luôn mình đang bán cho ai — khách lẻ tại quầy, khách công ty hay gói thầu — để hai bên trao đổi về hồ sơ mà khách của bạn cần.